名刺をどのように管理していくか


社会人をすれば、名刺はどんどんたまっていきます。その名刺、どう管理しているか、考えてみました。

名刺入れは定期的に整理する

名刺入れの中の名刺は定期的に取り出して整理します。そいて、名刺入れの中に入れておくのは、お客さんの方の担当窓口となる方の名刺しか入れないようにします。というのは、電話をするにも、お客さんのオフィスに訪問するにしても、担当窓口の方の名刺さえあればコンタクトをとることができるからです。また、名刺入れに名刺を入れ過ぎると、名刺入れが分厚くなったり、名刺交換の際にまごまごしてしまう可能性があります。

名刺ファイルは小さなものを

名刺ファイルは1冊しか持っていません。大きさもそんなに大きなくなく、収納枚数は200枚程度です。これだけだと、全てファイルしきれないので、属性が同じ人(例えば同じ会社)は重ねて収納して、名刺ファイルのスペースを節約するようにしています。名刺ファイルであまり本棚を占拠しないようにしています。

名刺ファイルがいっぱいになったときには

名刺ファイルのスペースには限りがあります。そのため、名刺ファイルが一杯になったら、利用されないであろう、名刺は処分するようにしています。具体的には、個人であれば、名刺を見て顔を想い出せない人は、あまり縁がないとして、処分します。また、転職、転勤して所属が変わった人の名刺も処分します。さらに、転職等して、お客さんではなくなった場合も処分してしまいます。このようになんらかの基準を設けて名刺ファイルにある名刺は一定枚数になるように留意しています。

まとめ

社会人をしている以上、名刺を受け取る機会も多く、ほっておくとどんどんたまってしまいます。そのため、定期的に名刺の整理をしましょう。

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