先日の投稿で、経費の計上においては正当性を担保することが必要ということを説明しました。正当性、と一口にいっても、若干わかりにくい面があるので、もう少し補足的に説明したい、と思います。

別の言葉でいえば、その経費が会社（もしくは個人事業）のためになっているか、もしくはそれを企図して使われているか、ということです。交際費、一見するとその人が飲んで楽しんでいるだけじゃないか、、とも見えますが、これはこれで取引先との関係を深め取引や事業活動を円滑にする、ということであれば、事業の役に立っている、と言えましょう。ので、例えば、家族と食事をしてそれを交際費として計上するのは正当性の観点からするとどうなのか、、ということになります。

もう一つの観点としては、金額的に合理的かどうかということ。特に、これは会社と自分、会社と家族、会社と役員みたいに近しい関係であれば問題になってきます。通常、第三者どうしてであれば、金額は合理的に決まります。片方が損する理由はないですからね。ただ、近しい人同士だと、自分の取り分を増やしてその分、会社の経費を増やしたほうが税務上有利になる、ということも考えられます。

当局としては、そういうことをされると困るので、金額決定に際して様々な規制を置いています。詳細は控えますが、原則的な考え方では、「その金額で関係の遠い第三者と取引するのですか」ということになります。この問いに胸をはってイエスと答えられるのであれば、そうそう、問題は起こらないんじゃないかな。

最後に、以前の記事とも重複しますが、形式を整えることも大切です。具体的には、契約書や請求書の名義や宛先を自社のものにしておく。これが、個人名とかになっていたりすると、「実は個人宛のものではないか。」とか、「なぜ会社名義じゃないのか」と余計な疑義を与えてしまいます。個人名だから、ただちに経費計上は認められない、とは必ずしもならないのですが、とはいえ、形式を整えることは大切です。

最後の形式を整えるというお話は、正当性より証拠の話かもしれませんが、正当性にも関連するところなので、こちらでも取り上げてみました。

ということで、経費計上の正当性、事業との関連、金額の妥当性、形式の担保に気を配ればいいのかな、、と思います。