最初はさっくり、仕上げはしっかりと


オフィスワーカーであれば、通常、なんらかの資料の作成を求められることがあります。定型的な資料ではなく、企画書や提案書的なものを書くときは、決めがないこともあり、なかなか進めにくいときもあります。そんなとき、どうすればいいか、考えてみました。

まずはさくっりたたき台を

まずはあまり時間をかけずにたたき台を作ってみましょう。通常、企画書/提案書の作成を受ける場合、指示があいまいなことが多いです。これは指示をするほうも明確なイメージを持てていないことによります。そこで、指示を自分なりに解釈して、あまり時間をかけず、たたき台を作って渡してしまいましょう。

いったんたたき台ができると、明確に形のあるものができるため、それをもとにイメージを膨らませやすくなります。上司のイメージどおりであれば、それをもとに資料を作り込むことができます。イメージと違えばそこの時点で方向転換ができます。

ここで、大切なのはあまり時間をかけないこと。時間をかけすぎて、方向性が異なる、ということがあると軌道修正がかなり困難となります。それと矛盾するようですが、凡ミスはなくしましょう。部下の立場だと、この時点で凡ミスがあっても後で直せばいい、と思いがちですが、見ている側の立場に立つとあまりいい気はしません。

仕上げはしっかりと作り込む

資料を仕上げる際には細心の注意を払いましょう。校正を重ねるほどに、指摘が細かいものになってくるはずなので、自分の目もそれに合わせてどんどん細かくしていくことが必要です。校正はできるかぎり、画面ではなく、紙で行うほうがいいでしょう。やっぱり、紙のほうがミスは減るようになります。特に、上司からの指示の部分を見逃してしまうとと相当程度印象が悪くなりますので、指摘については1個1個消し込んでいくことが必要でしょう。

まとめとちょっとした雑感

企画書、提案書を作成する場合、まずはたたき台を作り、それをどんどん詰めていくことになります。提出前にはきっちりとミスなく漏れなく作り込んでいくこと必要です。

ここまで書いていてフリーランスの人はどうしているのかな、と思いました。一人で資料を作って、それを校正する、というのは意外と難しいのでは、という印象が持ちました。いつか聞いてみたいものですね。

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