先日、自分が採用していたタスク管理が大きく崩れました。今後のために、今回のことを少し振り返ってみます。

朝のタスクの順序を変える

今回は試しに朝のタスクの順序を変えてみました。普段だと、朝起きて掃除して To Do/メモの整理、ブログ、個人的なメールの送信返信、朝食としていました。それを今回は掃除、食事をして家を出てからTo Do /メモの整理、ブログ等という流れにしてみました。

まずは時間の感覚がいつもと違うので、どの時間帯でどのタスクが終わっているべきか感覚がつかめず、なんとなく追われた気分になってしまいました。また、朝食を早めにとったので普段より空腹になるのが早く、それも辛かったです。

朝の流れは変えないか、変更する場合は朝のタスクを軽めにしておいたほうがよかったかな、と反省しています。

タスクが分断される

「～プロジェクトにかかる資料準備」というタスクを設定していたのですが、一つ一つの資料の準備が意外と手間取り、一つのタスクとして完結することができませんでした。そのため、いつまでも当該タスクが終わらないまま残り、また、中途半端に手がついてしまいタスクに対する集中が途切れてしまいました。

この場合、いったんタスクを中断するか、タスクを細分化して一つ一つ片づけられるようにすることが必要だったでしょう。

今日中のタスクに焦らされる

夕方にアポイントがあったため、そこまでにタスクをある程度ひと段落させる必要がありました。その一方で、これは当日中に終わらせなくては、と思ったタスクもあり、そのはざまで焦ってしまい、うまくタスク管理を回すことができませんでした。

この場合、タスクをある程度のところで仕上げる、もしくは、アポイントをずらすといったように物理的な調整をしておくべきだったかな、と思います。タスク管理のセミナーを受けた時には「今日中に終わらせないといけないタスクは作らない。」といっていたのがよくわかるようにします。

まとめ

上記の事象により一つ一つのタスクに集中できていなかったところがあります。そういった場合は、少し落ち着いてタスク管理表に戻り、簡単なものから片づけていくとよかったかもしれません。まあ、うまくいかないときはたまにはあるので、今後は反省をいかしうまくタスク管理できれば、と思います。