会議をスムーズに進める、ということは社会人にとって必須の技術になります。やっぱり、ダラダラ会議は時間の無駄ですからね。具体的なノウハウを以下にまとめました。

意図をもって会議を進める

この会議でなにを決めたいのか、どういう議論をするのか、ということを予めもっておきます。それを、意識しながら、会議を進めていく、ということが大切です。時には、道筋から外れることがあっても、意図に沿っていないものは、適宜打ち切って話を本筋に戻していく、ようにしましょう。

会議、色々な人が意見を言うので、その流れからは本筋からズレルことがあります。意図をきちんと強くもっていないと、いつしか本筋から離れた方向に話が流れる可能性があります。そのために、意図を持つことが大切になるわけです。

例えば、その意図がアジェンダ、という形になり、アジェンダに沿い会議を進めるということが肝要になります。

人の意見はある程度聞く

そうはいっても、時折、本筋から外れた方向に話が行くこともあります。その際でも、すぐに断ち切るようにはせず、ある程度の意見は聞くようにしましょう。これは、発言した人の気持ちを慮る、ということの他、そういった発言の中には当初は想定していなかったいい意見も出てくる可能性があるからです。

ただ、上述したとおり、それがあまりにも長く続くようであれば、うまく本筋に戻るようにして、そこででてきた意見は次回以降の会議に反映させるようにしましょう。

会議の時間を意識する

会議の残り時間を意識しましょう。会議の後も予定がある人もいるので、終了予定時間に会議が終わるように会議を進めたいものです。そのために、話すべき内容が適切な長さで話されているということが大切です。また、本筋から話がずれた時に「時間も限られていますので～。」と言うと割と気分を害すことなく話を遮ることができます。

まとめ

会議をスムーズに、活発に進めるには、まず意図を持つ、それとともに人の意見を聞き、会議の時間を常に意識する、ということが重要でしょう。