タスクリストを運用する時の注意点を少し考えてみました

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タスクリスト、漏れなくタスクを遂行していくには必要不可欠なツールです。これを効果的に運用するコツを少しまとめてみました。

まずは、できる限り細かく一つの行動で書いていくことが大切です。タスクがあまり大きな単位になると、行動に移しづらくなる。例えば、「研修資料を作る」とポンっと一つタスクを設定されるより、ネタを集める、構想を練る、目次を作る、各パートを作る、というように細かくしたほうがやりやすいのです。

先のタスクで、備忘のために、ということであれば、大きい固まりでタスクを設定しておいてもいいのです。ただ、その場合は、着手のタイミングで細分化していくことになります。

あとは、漏れなくということです。特に、簡単なタスクほど、タスクリストに乗せず、記憶だけで管理しようとしてしまいます。そうすると、忘れたり先延ばしになったりすることも結構あります。特に、気が乗らないタスクはついタスクリストに載せ忘れてしまう、、、ということもあり、そういうものこそ、のせたほうがいいですよね。

あとは、定期的にタスクリストを整理する。優先順位を整理し、やるべきタスクがきちんと実行されているかどうかを確かめる。のせるべきタスクが乗っていない場合は追記する。逆に書いておいたけど不要となったタスクもこの際削除します。

ツールは紙でもエクセルでもアプリでもいいので、使いやすいものを。ちなみに、使いやすさは紙が一番だと思います。ただ、紙だと紙面の制約とか、紛失の可能性が高いので長期的には使いにくい。なので、短期的(1~2日)にタスクを考えたり、運用したりする場合に紙を使ったりします。また、紙でタスクを整理してからエクセルやアプリにアップする、ということもあるでしょう。

ということで、タスクリスト、うまく使うと漏れなく効率的にタスクを管理することができます。できる限り、細かく漏れなくタスクを計上し、定期的に見直す、ということが必要です。

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