一時期、会議をすることは意味がない、とか、不効率だ、というような意見がありました。それには、一理ある面もあるのですが、とはいえ、有用な面もあるのです。今回はそんなことをば。

現在の状況と今後のアクションプラン等の全体で共有したいことを共有させる場を作れる、ということです。例えば、会社の定例会議であれば、月次決算の状況、計画の達成状況、これからの打ち手、なんかを共有・議論します。プロジェクトにおける定例会議なら、進捗状況、課題やリスクの共有、今後のアクションプランを討議・共有ができます。これをすることにより、会社やプロジェクトの構成員が、現状や今後について状況を共有することにより、全体の活動の一貫性を保てます。

次に、都度都度の会議を立ち上げる手間が省ける、ということです。つまり、何か全体で打ち合わせたい、話したい、という時に都度都度会議を設定するというのは結構面倒なのです。都度、日程の調整をし、会議室を確保する、というのは面倒ですよね。あと、直前だとすでに構成員の予定が埋まっていて、日程調整が困難になる、ということもあります。これが、定例になっていると、日程調整や会場の確保がスムーズに進めやすいです。

さらに、各構成員における業務のペースメーカーになる、ということがあります。会議があるから、現在の進捗状況をまとめる。月次決算をまとめる。何か、提案したいこと、討議したいことがあれば、それができるような状況にする。進捗できなかった、という報告をするのは、辛いので、格好がつく程度には実際に進捗させる、ということもあるでしょう。特に、前回の会議でTo Doが決まっていれば、それについてはきちんと対応させることになります。つまり、定例会議を設定することにより、人為的に締め切りを作っているような効果があり、それにより、そこに向かって人を動かせるようになることです。

あとは、会議で人が集まるので、普段会わない人とも交流が発生する、ということもあります。まあ、これは、副次的な効果とも言えます。まあ、遠隔で久しぶりに会う人が集まるのであれば、懇親会なんかを設定するのも悪くはないでしょう。

ということで、定例会議にはこれだけのメリットがあるので、うまく使ってみるといいでしょう。一言で言うと、バラバラになりがちな構成員の考えや行動をまとめる、という効果があると思います。