メールで無理なお願いをしなくてはならない時には

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時として、無理なお願いをしなくてはいけないときがあります。できれば、会ってお願いしたいのですが、時間的な都合上もあり、会ってお話ということはできないときもあります。そんな時どうすればいいかまとめてみました。

無理なお願いかどうか判断する

まず、自分がしようとしているお願いごとが無理なお願いかどうか判断する必要があります。つまり、自分ではそんなにたいしたことではないだろう、と思いしてみたお願いごとが意外と相手にとっては負担になったりします。

そういった場合は、気軽に頼むとネガティブな反応が返ってきたりすることがあります。face to faceだと顔色を見ながら話せるので、途中でトーンを変えることもできるのですが、メールだといったんは相手に届いてしまうので、それができません。

特に、自分も無理をしている場合、どうしても相手にも同様の無理を強いてしまいがちです。ただ、相手に自分の無理が見えない場合、あまり快く思われないので注意が必要です。

背景を簡潔に説明する

お願いする時丁寧な文章で依頼することは当然に大切です。ただ、それ以外に心したいこととしては、背景をつけること。つまり、なぜその依頼をしなくてはならないか、ということを説明してあげるといいでしょう。人は理由がわかれば、多少は態度を軟化させるものです。例えば、取引先に単に部品を明日中に用意してください、というよりは2日後に納品を依頼されているのですぐに部品を用意してください、と言われたほうが受入易いかとは思います。

お礼と結果報告をする

無理なお願いを叶えてもらったら、まずはお礼をいいましょう。これは、まあ当たり前のことです。それとともに、どういう結果となったか状況を報告するといいですね。状況を報告すると、お願いを引き受けたほうも、結構、嬉しかったりするものです。

一つ注意点ですが、タイミングを逃すとお礼や状況報告、しにくくなってしまいます。ただ、無理なお願いを引き受けたほうは、意外とお礼がなかったりすることは覚えています。そうすると、その後の人間関係に禍根を残します。そのため、多少、タイミングを逃してしまったとしても、お礼、結果報告はきちんとするべきでしょう。

また、必ずしも、自分が思った結果が上がらない、こともあるのですが、そういった場合も、お礼や状況報告は必要です。ただ、状況方向は相手を責めるようなトーンにならないよう注意しましょう。

まとめ

無理なお願いをする時はする時、していただい時には丁寧に対応をする必要があります。どうしても、つい気楽にお願いしてしまうこともあり、相手の反感を買うこともあります。これは、少し自戒をこめて書いております。

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