「報告」のタイミングは?~必ずしもすぐに報告すればいいわけではない

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組織で働いていると、どうしても上司に対して報告すべきこと、ということがあると思います。その場合、どのタイミングで報告すべきか、ということについて悩むことも多いかと思います。そのことについて考えてみます。

すぐに報告すればいいわけではない

悪いことがあればすぐ報告、とよく言われます。本当にすぐ報告すべきか、ということについて、必ずしもそうとは言えないこともあります。

報告の前にすべきことがあります。まずは、状況を把握すること、つまり、状況をきちんと把握できていないと、報告を受けた側も状況を把握できず、ただ、まずいことが起こっていることだけはわかるので不安になります。そのため、まずは事実関係を把握し整理しておくことが必要です。

その次には、自分なりの解決策、対応策を準備しておくこと。これがないと、全てが上司の考えにより決まってしまいます。確かに、上司の視点も有効なのですが、やっぱり現場や状況を知っているのは自分であり、解決策、対応策を出すためには自分自身の観点も必要です。そのためにも、自分の中である程度筋道をつけることが必要です。

これらができてから上司にもっていけるのが、一つの理想です。

報告ラインを整備する

これを行うためには報告ラインを整備しておくことが必要です。部下から、お客さんからの報告はまず自分に入るようにしておく。自分を飛び越えて上司に連絡が行ってしまうと、自分が状況を把握し解決策を考える前に上司からの問い合わせ、指示が入ることもあり、自分自身が状況をコントロールできなくなってしまいます。部下であれば、報告ラインをきちんと理解させればいいのですが、お客さんだと必ずしもそうはいかないこともあります。特に、担当者として信頼されていないと、上司に報告がいってしまうことがあります。それを防ぐためにも、お客さんとの関係は円滑にしておくことが必要です。

ここで、よくあるのが、CCメールで上司に状況の報告の流れが入り、そこから「これは一体どうなっているの。」という報告を求めること、指示が出ることがあります。会社の規定上、CCを置かないといけない場合もあるので、コントロールできない場合もありますが、可能であればメールを使い分ける、ということも必要です。

溜め込まない

時には報告したくないときもあります。とはいえ、いつまでも報告しないままほっておくと、問題が大きく炎上してしまうことがあります。そのため、あまり放置せずに早めに報告するようにしましょう。具体的なタイムラインにもよりますが、午前中に起こったことは午後に、午後以降に起こったことは翌日の朝くらいには報告したい。その中で、詰め切れないときは詰め切れないとして報告したもいいと思います。

もちろん、大緊急を要する時であれば、第一報を入れることも必要なので、そこは臨機応変に対応しましょう。

まとめ

報告のタイミング、できれば自分の中である程度の整理ができたところでするのが理想です。そうできるよう、情報の流れをコントロールしておきたいところです。ただ、どこかのタイミングで報告すべきです。もちろん、状況によっては第1報を入れる、ということも必要です。

 

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