イベント参加者集計の方法論~ツールを使おう

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先日、ひょんなことからイベントを開催することになったので、申し込みフォームを作成しました。いくつか気づきがありました。今回は、参加者の集計についてです。

メールによる集計

まず、一番素朴な方法としてはメールによる集計があります。つまり、イベントの情報を送って参加の可否を尋ね、それを適当なフォルダに入れる、もしくは別途エクセル等で集計する、という方法があります。この場合、フォーム等を作成する必要はなく、立ち上げはシンプルです。ただ、参加者が多くなると、この方法で集計すると漏れや転記誤りが生じやすくなると、作業負担が大きくなるのでおすすめはしません。そのため、この方法は少人数に対するイベントのアレンジに有効でしょう。

Facebook(FB)のイベントページの利用

次にFBのイベントページの利用があります。これだと、招待状の送付/回収はFB上で行われるので作成及び集計が非常に楽です。ただ、欠点としては、参加者の情報(メールアドレス、電話番号)が集めにくいこと、FBを利用している人でないと招待状の送付/回収はできないこと、参加者が出欠を変更したときに主催者が気付きにくいこと、誰が参加しているかわかってしまうこと、などがあります。そのため、この方法は小規模かつ親密なグループにおけるイベントの開催の場合に有効です。

グーグルフォームによる集計

申し込みフォームとしてグーグルフォームを利用することもいいでしょう。この場合、Facebook/メールでイベントの概要を送付し、そこに添付する形で申し込みフォームとしてグーグルフォームを利用します。グーグルフォームを利用することにより参加者が申し込みフォームに入力すると自動的に情報がスプレッドシートに集計されます。また、登録フォームを工夫することにより、様々な情報を登録させることが可能です。ただし、自由度が高い分設定がやや面倒なこと、締切機能がないこと、自動返信の設定がかなり面倒臭いこと、があります。そのため、デザインをこりたいときや、申し込み時の登録内容を充実させたいとき以外は、後述の告チーズのほうがいいかな~という気もしています。

なお、グーグルフォームはかなり自由度が高いツールであるため、申し込みフォーム以外に、アンケートの配布、試験の実施等にも利用できるようです。使いこなせると相当処理能力があがりそうですね。

告チーズ等イベント告示集計用ウェブページ

告チーズ等イベント集計用フリーのウェブページの利用があります。私は告チーズを使うことが多いので、こちらを検討します。告チーズの場合、必要事項を入力するとイベントの告示、申し込みへの返信、申し込みの集計、問い合わせへの対応等、イベントの開催に必要なことをシステム的に行ってくれます。また、申し込み者から入手できる情報の範囲を調整できるのも魅力ですね。ただし、最初の立ち上げは結構時間がかかるという欠点があります。また、グーグルフォームによる集計と比べると申し込みフォームのデザインや対象とする情報の範囲が若干融通がきかない、ということもあります。そのため、こちらはある程度規模が大きいもの向けでしょう。また、設定を調整することにより、不特定多数のイベントの告示にも使えます。

まとめ

イベントにおける参加者の情報の集計において、様々なツールがあります。それぞれ特徴があるので、状況に応じて使いこなしましょう。

イベントの人数等が少なくアレンジがシンプルな場合はメール、FBを持っている人同士で割と仲のいい人同士のイベントはFBのイベントページ、ある程度の人数が見込まれる場合は告チーズ、ある程度人数が見込まれる場合でデザインや登録情報をこりたい時はグーグルフォーム、といったところになるでしょう。

 

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