メールの長さをどう調整すべきか~基本は短く、時には長く

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e-mailを出すとき、文章の内容が長いこと、及び、短いことのどちらがいいのか、悩むことがありますよね。基本は短いほうがいいかな、と考えます。

通常は短いほうで

基本的に短い文章というはすんなりと読めます。逆に、長いと読むのが大変でつい読まれなくなってしまう場合もあります。

まず、仕事でのメールはその傾向が顕著です。会社では、地位が上がれば上がるほど、受け取るメール、読むべきメールが多くなってきます。そのため、メール文書が長いと読み手に負担を与えてしまい、状況によっては読んでもらえない可能性があります。これを防ぐには、できる限り内容を要約して文章を短くする必要があります。長くなる場合には、ワード化し添付ファイルとして送る方がいいでしょう。

また、プライベートで長いメールを出すのも少し考えものです。文章が長くなればなるほど、内容が重たくなります。そうすると、読む人としては重たくて引いてしまいます。また、長いメールに対しては返事を返すのはかなり大変な作業です。特に人間関係があまり熟しておらず、関係が浅い場合には、長いメールをぼーんと送るより、短いメールを小刻みに送ったほうが効果的でしょう。

長いメールが許容される場合

長いメールでもOKなのは、まずは、状況を正確に伝える必要がある場合。短い文章だと、どうしても細部を伝えることができず、場合によっては不正確になってしまう可能性があります。そうなると、まずい場合はメールを詳細に長く書き、事実関係を正確に伝えることも必要でしょう。そういう場合でも、なるべく不必要な記述は削り極力短くする努力はすべきです。ただ、必ずしもメールで全てを伝えきる必要があるのか、ということですが、場合によっては会って話したり、電話したり、という手段を取ることも可能かと。

もう一つは、想いを伝えたい場合。手書きでも恋文などを書くと長くなります。これは、出す相手に対する想いや感情、相手の魅力などをつらつらと書き連ねるから。こういう場合は、一般的に内容が長く、詳細であればあるほど、相手に対する想いは強大になります。ただ、関係性が浅い場合において強いメールを出すと、相手が受け止められない可能性があります。この場合は、そのため、この場合は相手との関係性を考えてメールをしたためる必要があるでしょう。

相手の出したメールに合わせて

これは、どちらかというとプライベートの話で。長さについては相手の出したメールに合わせる、ということは少し意識しましょう。これは、相手がさくっとしたメールを出してきたら自分も返事を短めにする。逆に、相手が長いメールを出してきたらある程度は長くする。ということです。特に長いメールを書いた場合は書き手はそれなりに思いを込めて書いているので、短い返事が返ってくると少し寂しかったりもします。まあ、想いにこたえないということであれば、あえて、短いメールを返すのも手でしょう。

まとめ

メール長いほうがいいか、短いほうがいいか、基本は短いほうがいいでしょう。時として、正確に状況を伝える、想いを伝える場合は長くなることもありうるといったところでしょうか。後は、相手は出してきた長さに比例させてメールの長さを調整できれば。

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